Creazione di un fascicolo documenti ipertestuale con risorse open source
Indice
2 Breve sintesi normativa, con qualche cenno ai vantaggi del fascicolo unico
3 I due elementi chiave: indice e segnalibri
4 La prepararazione dei documenti
5 Una risorsa free and open source nonchè multipiattaforma
6 Ed ecco, finalmente, la procedura passo-passo
Allegati: ATTENZIONE, per attivare le funzioni ipertestuali occorre scaricare su cartella locale i PDF e lanciarli con i consueti lettori PDF:
1 Breve premessa
Questo articolo è dedicato alla creazione di fascicoli documenti ipertestuali ovvero alla creazione di fascicoli virtuali con indice e segnalibri dei documenti prodotti con gli atti giudiziari civili.
Per la generazione dei fascicoli ipertestuali vengono, come in precedenti articoli, utilizzate soltanto risorse free and open source, disponibili su vari sistemi operativi.
L’obiettivo di questo articolo è rappresentato dalla Figura 1 e Figura 2 ovvero da un fascicolo ipertestuale composto da 5 documenti collegati ad un indice iniziale e ad una struttura permanente laterale che ne consenta una rapida navigazione.
2 Breve sintesi normativa, con qualche cenno ai vantaggi del fascicolo unico
Occorre precisare che la navigazione all’interno dei documenti non è espressamente richiesta dall’art. 4, comma 1 bis, del DECRETO del Ministro della giustizia 10 marzo 2014, n. 55 introdotto dall’ar. 1 del DECRETO 8 marzo 2018, n. 37 del Ministero della Giustizia, pubblicato sulla GU n. 96 del 26-4-2018.
In tale norma, infatti, è testualmente prevista la navigazione all’interno dell’atto e non, quindi, dei documenti.
I documenti sono menzionati nella stessa norma soltanto per ricerca testuale che è altra funzione rispetto alla navigazione.
La creazione di un fascicolo ipertestuale con risorse free and open source è, quindi, un valore aggiunto che semplifica, di molto, la consultazione del compendio documentale e favorisce i destinatari dei fascicoli stessi, overo i Magistrati e gli Avvocati delle parti avverse.
Il risparmio di tempo rispetto alla produzione di documenti separati è enorme, anche in prospettiva della portabilità del fascicolo per gli eventuali gradi successivi del giudizio.
Un fascicolo unico rende, inoltre, molto più semplice creare collegamenti tra atti e documenti in quanto rende necessario inserire un solo collegamento al posto di tanti collegamenti quanti solo i documenti prodotti.
Quindi un altro consistente vantaggio in prospettivo dell’integrazione tra atti e documenti sui quali mi riservo di tornare con successivo articolo.
Un ulteriore vantaggio del fascicolo unico è costituito dalla possibilità di controllo dettagliato delle dimensioni digitali dello compendio documentale, ovvero della verifica del tetto dei 30 MB per l’inserimento nella busta telematica.
Nel caso di superamento di tale limite è molto più semplice creare due o più contenitori digitali di documenti piuttosto che creare le varie buste con i documenti singoli tenendo d’occhio i contatori dei redattori atti.
Anche in questo caso, poi, lo splitting tra varie sezioni di documenti consentirà di creare collegament ipertestuali agli atti principale molto più velocemente che non la creazione di separati collegamenti per ciascun singolo documento prodotto.
Il fascicolo di parte, come ben sappiamo, è costituito da atto, documenti ed indice, in ossequio alla norma di cui all’art. 74 Att. del codice di rito.
La presenza di un indice trova, quindi, fondamento normativo primario nel codice di procedura civile.
L’indice viene, nell’era del PCT, ritenuto valido anche se contenuto nell’atto e non nel fascicolo documenti, come avveniva nell’era della carta.
La questione non è, quindi, se sia ammissibile una produzione integrata di vari documenti all’interno di in unico documento del fascicolo telematico ma è quella di creare un fascicolo integrato nel rispetto della struttura prevista dal codice di rito.
Non è, quindi, sufficiente unire vari PDF in un unico PDF ma è necessario generare un fascicolo che contenga l’indice delle produzioni documentali incorporate e che, al contempo, favorisca un velocissimo salto tra i documenti senza perdita di tempo ad aprire e chiudere i singoli documenti dal fascicolo telematico.
3 I due elementi chiave: indice e segnalibri
La navigazione veloce all’interno di un fascicolo digitale integrale è, come sopra anticipato, resa possibile attraverso due elementi essenziali: l’indice ipertestuale e i segnalibri.
Ovvero:
- un indice, posto nella prima pagina del fascicolo digitale, con l’elenco dei documenti contenuti all’interno del fascicolo unico, in ossequio anche alla previsione dell’art. 74 Att c.p.c.
- una serie di segnalibri di primo livello posti in corrispondenza dell’inizio di ciascun singolo documento contenuto nel fascicolo unico
4 La prepararazione dei documenti
Per creare un PDF che incorpora altri PDF è, ovviamente, necessario che tutti i documenti da produrre siano in formato PDF. Qualora fossero presenti documenti in altri formati, ad esempio in jpg o tiff, occorre valutare l’opportunità di convertirli il PDF. In alternativa si potrebbe, comunque, creare un contenitore dei soli documenti in PDF ed aggiungere, singolarmente, i documenti presenti in altri formati. In questo caso sarebbe opportuno menzionare, nell’atto, i documenti unificati in unico contenitore e quelli prodotti singolarmente.
Per facilitare la ricerca dei documenti, sia incorporati che singoli, è necessario inserire un prefisso numerato all’inizio di ogni nome file.
Per questa operazione può essere molto utile utilizzare un programma di numerazione automatica come Ant Renamer, anche questo soggetto alla licenza GNU General Public License e, quindi, di libero utilizzo.
Ovviamente la numerazione deve essere corrispondente all’elenco documenti riportato in calce all’atto giudiziario inserito come atto principale nella busta telematica.
La numerazione sarà, inoltre, anche molto utile per saltare velocemente all’interno dei documenti incorporati nel fascicolo digitale.
5 Una risorsa free and open source nonchè multipiattaforma
Un ottimo applicativo di classe open source e multipiattaforma per la creazione di fascicoli documentali ipertestuali è PDFsam nella versione basic.
Il software è rilasciato con licenza GNU AFFERO GENERAL PUBLIC LICENSE, ovvero una licenza di software libero pubblicata dalla Free Software Foundation, che consente la più ampia utilizzabilità, come si può dedurre dalla descrizione ufficiale di tale tipologia di licenza: Everyone is permitted to copy and distribute verbatim copies of this license document, but changing it is not allowed.
A noi non interessa cambiare il software ma soltanto usarlo senza alcun problema legale che è proprio quello che consente la licenza in oggetto.
Un’ulteriore particolarità di tale programma è la disponibilità multipiattaforma ovvero per vari sistemi operativi: Windows, in due formati installabili (exe e msi) e in formato stand alone, macOS, GNU/Linux, Command Line. Addirittura ne esiste una versione All platforms ovvero indipendente dal sistema operativo, oltre che, come previsto dallo standand GNU, in codice sorgente. Questo garantisce la utilizzabilità senza alcuna limitazione a specifici sistemi operativi.
6 Ed ecco, finalmente, la procedura passo-passo
Subito dopo l’apertura di PDFsam (nella versione grafica) appare l’interfaccia iniziale come da Figura 3
Tra le varie funzioni rese disponibili dall’applicativo (Dividi, Unisci, Ruota, Dividi per segnalibri, Estrai, Miscelazione alternata, Dividi per dimensione) quella utile ai nostri scopi è la seconda: Unisci.
La funzione Unisci consente di incorporare diversi documenti in formato PDF in un unico PDF utilizzando due canali alternativi:
- Tasto Aggiungi e selezione multipla di documenti dalla finestra che appare
- Trascinamento all’interno di un’area bersaglio ben evidenziata al centro della pagina.
Una volta aggiunto il materiale da incorporare occorre, per creare l’indice e i segnalibri, attivare due opzioni presenti nella sezione denominata Impostazioni di unione e, in particolare, nei due campi denominati: Gestione segnalibri e Tabella dei contenuti.
La Figura 5 evidenzia le due opzioni:
Nel primo campo occorre selezionare, nell’elenco a discesa, la voce Crea una voce per ogni documento unito.
Nel secondo campo occorre selezionare la voce Genera dai nomi dei file.
A questo punto è sufficiente premere l’icona in basso alla finestra per dare avvio alla fusione che avverrà in un manciata di secondi.
Il risultato è quello già sopra anticipato alla Figura 1 e Figura 2.
Alla prima apertura del documento apparirà l’indice iniziale cliccabile e, successivamente, è sufficiente attivare l’icona dei segnalibri (nel caso della figura la seconda a sinistra, sopra l’icona con la graffetta) per fare apparire la struttura laterale permanente cliccabile.
A questo articolo ho allegato il risultato finale di cui alle illustrazioni.
Grazie per l’attenzione.
Allegati: ATTENZIONE, per attivare le funzioni ipertestuali occorre scaricare su cartella locale i PDF e lanciarli con i consueti lettori PDF:
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